Verifactu para autoescuelas: qué cambia en 2027 y cómo prepararte

Si diriges una autoescuela, en algún momento de este año alguien (tu gestoría, un proveedor o un compañero del sector) te habrá hablado de Verifactu. Y probablemente con cierta prisa. La buena noticia es que no es tan complicado como suena: es un cambio en cómo tiene que funcionar el programa con el que cobras, no en cómo trabajas tú.

En esta guía te explicamos, sin tecnicismos, qué es, a partir de cuándo te afecta y qué tienes que hacer para llegar tranquilo a la fecha.

Qué es Verifactu, en dos minutos

Verifactu es el nombre que la Agencia Tributaria da al sistema que desarrolla la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (la conocida como Ley Antifraude) y el Real Decreto 1007/2023, que fija los requisitos que deben cumplir los programas de facturación.

La idea de fondo es sencilla: que ninguna factura se pueda borrar ni modificar sin dejar rastro. Para conseguirlo, el programa que uses debe:

• Generar un registro por cada factura en el momento en que se emite.
• Encadenar cada registro con el anterior mediante una huella digital (un «hash»), de forma que si alguien altera una factura antigua, la cadena se rompe y se nota.
• Incluir en cada factura un código QR con el que el cliente puede comprobarla en la web de Hacienda.
• Guardar un registro de eventos (quién hizo qué y cuándo) que no se pueda manipular.

Existen dos formas de cumplir:

Para una autoescuela pequeña o mediana, lo habitual será la modalidad VERI*FACTU: el programa envía cada registro a Hacienda en segundo plano y tú no tienes que hacer nada distinto.

Desde cuándo es obligatorio

El calendario inicial fijaba 2026, pero se aplazó un año. Según el calendario vigente, las fechas son estas:

1. Ya disponible Adaptación voluntaria

   Los programas adaptados ya pueden enviar registros a la Agencia Tributaria. Es buen momento para cambiar sin prisas.

2. 1 de enero de 2027 Sociedades

   Autoescuelas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades (SL, SA, cooperativas…).

3. 1 de julio de 2027 Autónomos y resto de obligados

   Autoescuelas de titulares autónomos (IRPF) y comunidades de bienes.

¿Afecta a mi autoescuela?

La regla general: si emites facturas o tickets con un programa informático, te afecta, seas sociedad o autónomo. En la práctica, eso incluye a casi todas las autoescuelas.

Quedan fuera:

• Quienes facturan exclusivamente a mano, en talonario de papel (cada vez menos habitual y poco práctico).
• Las empresas que ya están en el SII (Suministro Inmediato de Información), normalmente las de mayor tamaño.
• Las autoescuelas de País Vasco y Navarra, que tienen su propio sistema (TicketBAI y equivalentes).

Ojo con un matiz importante: la obligación es del programa con el que se emiten las facturas. Si hoy tu gestoría emite las facturas por ti con su software, pregúntale si ya está adaptado. Si las emites tú desde un programa de gestión, una hoja de cálculo o una plantilla, ahí es donde tienes que actuar.

Qué cambia en el día a día

Menos de lo que parece. Si usas un programa adaptado, tu secretaria seguirá cobrando igual: selecciona el alumno, el concepto (matrícula, bono de clases, tasas de examen) y marca el recibo como cobrado. Lo que cambia ocurre por detrás:

• Numeración correlativa sin huecos. Cada factura recibe el siguiente número de la serie en el momento de emitirse. No se pueden «reservar» números ni saltarse ninguno.
• Las facturas emitidas ya no se editan. Si hay un error, se anula o se rectifica con otra factura, y queda constancia. Borrar una factura cobrada deja de ser posible.
• QR en cada factura. El alumno puede escanearlo y comprobar que la factura está registrada.
• Envío automático a Hacienda (en la modalidad VERI*FACTU), sin que tengas que entrar en ninguna web.

Para muchas autoescuelas, el cambio más grande es de hábitos: se acabó eso de «esta factura la rehago luego» o de corregir un importe sobre la marcha. Por eso conviene que el programa distinga claramente entre lo que está pendiente de cobro (se puede modificar o eliminar) y lo que ya está cobrado y emitido (es inalterable).

Sanciones

La Ley General Tributaria (artículo 201 bis) prevé multas importantes:

• Hasta 50.000 € por ejercicio para quien use un sistema de facturación que no cumpla los requisitos o que permita alterar los registros.
• Hasta 150.000 € por ejercicio para quien fabrique o venda software que no cumpla.

Más allá de la cifra, lo relevante es que el riesgo recae también sobre la autoescuela, no solo sobre el proveedor del programa. Usar «el Excel de siempre» deja de ser una opción segura.

Checklist para prepararte

1. Averigua quién emite hoy tus facturas. ¿Tú, con qué programa? ¿Tu gestoría? Ese es el sistema que debe adaptarse.
2. Pregunta a tu proveedor, por escrito, si su programa estará adaptado a Verifactu y en qué fecha. Si la respuesta es vaga, empieza a buscar alternativa.
3. Ordena tus series de facturación. Si tienes varias sedes, decide si cada una tendrá su propia serie (por ejemplo, CEN-2027-001 y RET-2027-001) o una común.
4. Revisa tus datos fiscales (razón social, NIF, domicilio) en el programa: aparecerán en cada factura y en cada registro enviado.
5. Deja de facturar con hojas de cálculo o plantillas antes de la fecha que te corresponda.
6. Habla con tu gestoría para acordar cómo le harás llegar la información de cobros (exportación, acceso directo…).

Preguntas frecuentes

¿Verifactu es obligatorio para las autoescuelas?

Sí, si la autoescuela usa un programa informático para emitir sus facturas o tickets. Afecta a sociedades y a autónomos. Quedan fuera quienes facturan solo a mano en papel, los que ya están en el SII y las autoescuelas del País Vasco y Navarra, que tienen su propio sistema.

¿Desde cuándo es obligatorio Verifactu?

Según el calendario vigente, desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) y desde el 1 de julio de 2027 para los autónomos y el resto de obligados.

¿Qué multa hay por no cumplir Verifactu?

La Ley General Tributaria prevé una sanción de hasta 50.000 euros por ejercicio para quien use un sistema de facturación que no cumpla los requisitos, y de hasta 150.000 euros para quien fabrique o comercialice ese software.

¿Puedo seguir usando Excel o Word para hacer facturas?

No es recomendable. Una hoja de cálculo o un procesador de textos permite modificar o borrar facturas sin dejar rastro, que es justo lo que la ley quiere evitar. A partir de la fecha obligatoria, el programa que uses para facturar debe cumplir el reglamento.

Este artículo es informativo y refleja la normativa y el calendario vigentes a la fecha de actualización indicada arriba. Para decisiones concretas sobre tu situación fiscal, consulta con tu gestoría o asesor.